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LEGAL MANAGEMENT ASSISTANT

Le/la Legal Management Assistant apporte un soutien administratif au sein du département juridique de Cofinimmo. Il/elle travaillera pour le département juridique responsable des marchés allemand, espagnol et néerlandais.

Fonction

  • Le/la Legal Management Assistant apporte un soutien administratif au sein du département juridique de Cofinimmo.
  • Il/elle travaillera pour le département juridique responsable des marchés allemand, espagnol et néerlandais.

Responsabilités

Administration générale

  • Soutien administratif général au sein du département juridique
  • Inscription des membres du département aux séminaires
  • Organisation des réunions et des présentations internes et externes
  • Organisation des voyages d’affaires (sans agence de voyage)
  • Rédaction des comptes rendus des réunions du département juridique
  • Rédaction des procurations
  • Système de classement électronique (CofiDocs) : sauvegarde et classement des documents
  • Demande de devis d’honoraires auprès des avocats, création et suivi des bons de commande, réception des commandes (MIGO) et des factures
  • Suivi des notes de frais
  • Suivi de la boîte mail Legal Team (avec second classement et dossiers virtuels)
  • Boîte mail Legal Support : dispatching des demandes et suivi de la gestion par les conseillers juridiques dans un fichier Excel
  • Suivi des agendas
  • Centralisation des appels entrants

Soutien légal

  • Recherche et collecte de documents dans le système de classement électronique (CofiDocs) pour aider les conseillers juridiques lors des processus d'acquisition/vente
  • Gestion des litiges :
    • Pré-contentieux : suivi hebdomadaire des délais de paiement convenus par les gestionnaires et les locataires
    • Litiges : transmission des documents juridiques à notre avocat, établissement des faits, suivi de la procédure et des délais de paiement, transmission périodique des relevés de comptes et des factures à notre avocat, tenue de la base de données, extraction des rapports, révision des litiges avec l'équipe comptable toutes les 6 semaines
  • Gestion des contrats (Echéancier Invest) : filtrage des contrats et enregistrement des délais dans un fichier Access ; rapport annuel aux conseillers juridiques pour action
  • Mise à jour du tableau Excel ‘Tableau des actes’ (de la signature des actes sous seing privé à la signature des actes et au paiement des droits d'enregistrement)
  • Support administratif des contrats d'assurance - interface avec le courtier : demande de certificats d'assurance et d'explications complémentaires sur les polices à la demande d'autres départements ; communication sur les acquisitions et les ventes ; en interne : vérification et pré-approbation des factures, mise à jour de l'enquête sur nos polices et le montant des primes + vérification du relevé de compte annuel pour les primes de l'année en cours après ajout et retrait de sites suite à des acquisitions et des ventes + résumé des polices d'assurance en cours et des montants des primes en Allemagne (nécessite une compréhension de l'allemand)
  • Pour les besoins des clôtures comptables trimestrielles, envoi à nos avocats d'un courrier leur demandant de faire provisionner leurs honoraires non encore facturés. Intégration des montants dans un fichier Excel récapitulatif.
  • Pour les besoins de l'audit de Deloitte, envoi annuel à nos avocats d'un courrier leur demandant d'évaluer tout litige, réclamation ou responsabilité en cours qui pourrait influencer les états financiers ou le résultat des opérations de nos sociétés. Intégration de leurs évaluations dans notre base de données de réclamations.
  • Traitement des demandes de Deloitte suite à la réception de la confirmation des avocats et concernant les réclamations et les assurances.

Profil

Connaissances générales

  • Connaissances approfondies des langues suivantes : ENG/NL/FR (oral et écrit)
  • Maîtrise de la suite MS OFFICE : Word / Excel / PowerPoint, Excel / Access
  • Assertivité, Contrôle des émotions, Planification et organisation
  • Respect des autres (empathie et capacité d'écoute), Respect des procédures
  • Adhésion à l'entreprise et à ses valeurs : créativité, esprit d'équipe, rigueur (sens des responsabilités et précision)

Compétences spécifiques

  • Gestion des priorités et du temps
  • Connaissances IT
  • Interprétation des tendances de la législation et préparation de notes sur son impact

Compétences comportementales

  • Analyse et résolution de problèmes : Compétences analytiques capacité de synthèse - Initiative
  • Efficacité personnelle : Curiosité intellectuelle
  • Relations humaines : Communication - Sens du service

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