Languages

Wie zijn wij?

Vacatures

Terug

PROPERTY SERVICES OFFICER

De Property Services Officer staat het hoofd van de Property Services bij in zijn taken met betrekking tot het opstellen, aanbestedingen, uitvoeren en controleren van de kadercontracten die verband houden met de Property Management-activiteiten; kwaliteit van de klantenservice; onderzoek, ontwikkeling en controle van nieuwe aanvullende diensten aan huurders; kwaliteitscontrole-activiteiten en naleving van de wettelijke verplichtingen in verband met Property Management.

Functie

De Property Services Officer staat het hoofd van de Property Services bij in zijn taken met betrekking tot het opstellen, aanbestedingen, uitvoeren en controleren van de kadercontracten die verband houden met de Property Management-activiteiten; kwaliteit van de klantenservice; onderzoek, ontwikkeling en controle van nieuwe aanvullende diensten aan huurders; kwaliteitscontrole-activiteiten en naleving van de wettelijke verplichtingen in verband met Property Management.

Verantwoordelijkheden

Administratie Vastgoeddiensten 

  • Administratieve ondersteuning bieden aan het hoofd van de vastgoeddiensten
  • Organiseren van en actief deelnemen aan de vergaderingen van het Property Management en zorgen voor/controleren van de follow-up van de genomen beslissingen betreffende relevante onderwerpen
  • Opvolgen van de raamcontracten: wijzigingen / dossierbeheer / indexering / gegevensinvoer in SAP
  • Voorbereiding, organisatie en follow-up van de kwartaalvergaderingen met de onderaannemers
  • Opvolgen van eventuele factureringsproblemen van de raamcontracten
  • Factureren van privatieve contracten en vergaderzalen aan huurders in SAP
  • Organiseren van punctuele acties in verband met vastgoedbeheer (kerstboom, brandtraining,...)
  • Elektronisch klasseren van inkomende en uitgaande documenten 

Aanbestedingen 

  • Helpen bij de organisatie van aanbestedingen, op verzoek van het Hoofd van de Dienst Vastgoedbeheer, d.w.z:
  • opstellen van bestekken voor aanbestedingen
  • eventuele bezoeken aan gebouwen organiseren in samenwerking met de PM,
  • de offertes na ontvangst analyseren en vergelijken,
  • deelnemen aan de uiteindelijke keuze.

 

Best practises 

  • Punctuele deelname aan IT-projecten ter verbetering van tools en procedures,
  • Ontwikkelen en/of verbeteren van alle tools in verband met Property Management,
  • Data Steward voor Vendor Agreement.

 

Profiel

Opleidingsniveau

  • Minimaal bachelorniveau (bij voorkeur masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring),
  • 3 tot 6 jaar ervaring in een soortgelijke functie. 

Algemene kennis

  • Grondige kennis van de talen FR, NL, ENG: mondeling en schriftelijk
  • Kennis van kantoorautomatisering : MS OFFICE: Word / Excel / Outlook 

Specifieke vaardigheden

  • Kennis van software voor elektronisch documentenbeheer, Sharepoint, cTools, Data Galaxy, Asana, Docusign
  • Kennis van SAP
  • Kennis van contracten en begrip van gebruikelijke juridische clausules.
  • Goede aanleg voor het opstellen van teksten in FR/NL
  • Affiniteit met de technische aspecten van een bouwomgeving 

 

Gedragsvaardigheden 

  • Analyseren en problemen oplossen

Analytisch vermogen - vermogen tot synthese
Probleemoplossend vermogen
Intitiatief

 

  • Persoonlijke doeltreffendheid

Intellectuele nieuwsgierigheid
Resultaatgericht
Klantgericht

 

  • Menselijke relaties

Communicatie
Onderhandelen

 

Solliciteer voor deze functie